Spreadsheets analyseren met AI

Wat AI met een spreadsheet of rapport kan

De AI-chats die de meeste mensen kennen van tekst kunnen ook overweg met bestanden. Je uploadt een spreadsheet of rapport en stelt er vragen over, in gewone taal. Dat werkt voor drie soorten vragen goed:

Samenvatten. "Vat dit kwartaalrapport samen in vijf punten" of "wat zijn de belangrijkste bevindingen in dit overzicht". Handig bij rapporten die je anders diagonaal zou lezen: je krijgt de hoofdlijnen en leest daarna gericht de delen die ertoe doen.

Uitschieters vinden. "Welke regio blijft achter", "welke maand wijkt af van de rest", "waar zitten de grootste verschillen tussen dit kwartaal en het vorige". AI scant de hele tabel en wijst aan waar het beeld afwijkt, ook in bestanden met honderden regels waar je zelf overheen zou lezen.

Kolommen duiden. Een export uit een systeem met kolomnamen als "stat_cd" of "afh_dt" is voor een mens raadselachtig. AI kan op basis van de inhoud een onderbouwde uitleg geven van wat er waarschijnlijk in een kolom staat, zodat je weet waar je naar kijkt voordat je conclusies trekt. Die uitleg blijft een inschatting; check hem bij de eigenaar van het systeem als er iets van afhangt.

Waar je voorzichtig mee moet zijn: rekenwerk. AI-chats redeneren over de data en dat gaat bij optellen en percentages weleens mis, zeker bij grote tabellen. Sommige tools schrijven voor berekeningen code uit die je kunt inzien; dat is betrouwbaarder dan een getal zonder onderbouwing. De vuistregel blijft dezelfde: elk getal dat je verder gaat gebruiken, reken je zelf na in het bronbestand.

Eerst de datagrens: drie vragen

Een spreadsheet uploaden is data delen met de aanbieder van de tool. Stel daarom, voordat er ook maar iets omhoog gaat, de drie vragen:

1. Zitten er persoonsgegevens in? Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, personeelsgegevens. Zo ja: niet uploaden, of eerst anonimiseren door die kolommen te verwijderen of te vervangen.
2. Is het vertrouwelijke bedrijfsinformatie? Financiën, contracten, strategie. Dat kan een reden zijn om het niet te doen, of om het alleen te doen in een zakelijke omgeving waarvan je de afspraken kent.
3. Waar gaat de data heen? Weet je waar het bestand wordt opgeslagen en of de aanbieder erop traint? Zakelijke abonnementen laten training meestal uitzetten; controleer dat per tool.

Twijfel bij één van de drie betekent: eerst uitzoeken, dan pas uploaden. De volledige uitwerking van deze vragen, met voorbeelden per soort bestand, staat in het Academy-item "Welke data mag in een AI-tool?".

Vaak is er een simpele route om toch te kunnen oefenen of analyseren: haal de gevoelige kolommen eruit, of werk met totalen in plaats van regels per persoon. Voor de meeste analysevragen heb je de persoonsgegevens helemaal niet nodig.

Zo pak je het aan

1. Zet het bestand klaar. Eén tabblad, één tabel, kolomkoppen in de eerste rij. Losse toelichtingen, lege kolommen en samengevoegde cellen maken het voor AI lastiger om de structuur te herkennen. Draai eerst de drie datavragen.

2. Begin met een controlevraag. Vraag na het uploaden eerst: "beschrijf wat er in dit bestand staat: welke kolommen, hoeveel regels, welke periode". Zo zie je meteen of AI het bestand goed gelezen heeft, voordat je op de antwoorden gaat bouwen.

3. Stel je vragen van breed naar smal. Eerst een samenvatting, dan gerichte vragen over wat opvalt. Vraag door zoals je bij een collega zou doen: "waar baseer je dat op", "laat de regels zien waar dat uit blijkt". Een goed antwoord kan aanwijzen waar het in de data staat.

4. Controleer voor je het gebruikt. Pak het bronbestand erbij en check de getallen die je verder wilt gebruiken: sorteer zelf de kolom, tel zelf de categorie op. Klopt een antwoord niet, dan weet je dat je de rest ook moet nalopen.

Wordt dit een taak die wekelijks of maandelijks terugkomt, leg de aanpak dan vast zoals beschreven in "Je eerste AI-werkstroom: van los proberen naar vaste gewoonte": vaste prompt, vast controlemoment.

Download: werkwijze plus oefenopdrachten

De download bij dit artikel is de werkwijze als stappenplan, met vijf oefenopdrachten op meegeleverde oefenbestanden: verkoopdata, klanttevredenheid en een kwartaalrapport, allemaal fictief, zodat je veilig kunt oefenen zonder eigen bedrijfsdata. Elke opdracht heeft controlevragen waarmee je de antwoorden van AI naast de data zelf legt. Aanmelden is gratis en geeft toegang tot alle downloads in de Academy.

Hoe wij helpen

In de workshop AI Ready voor de EU AI Act oefen je dit hands-on met een data-uitlezer, inclusief de vraag welke data er wel en niet in mag. Willen jullie structureel inzichten uit bedrijfsdata, bijvoorbeeld een terugkerend overzicht uit jullie eigen systemen, dan bouwen wij dat in jullie eigen omgeving.

Veelgestelde vragen

Kan AI rekenen met mijn spreadsheet? Deels. AI is goed in het lezen en duiden van data, maar rekent bij optellingen en percentages weleens fout, en presenteert dat net zo stellig als een goed antwoord. Gebruik AI om te vinden wáár iets staat en wat eruit springt, en reken de getallen die je verder gebruikt zelf na in het bronbestand.

Mag ik ons verkoopoverzicht in een AI-tool zetten? Dat hangt af van de drie vragen: persoonsgegevens erin, vertrouwelijk, en waar gaat de data heen. Een overzicht zonder klantnamen in een zakelijke omgeving met training uit is een andere situatie dan een klantenlijst in een gratis account. Bij twijfel: eerst uitzoeken, of de gevoelige kolommen eruit halen.

Vervangt dit onze rapportages of ons dashboard? Nee. Dit is er voor losse vragen: een bestand dat op je bureau landt, een export die je wilt begrijpen, een rapport dat je snel wilt doorgronden. Voor cijfers die je elke week op dezelfde manier wilt zien, is een vast dashboard of rapport de betere vorm.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens, AVG-randvoorwaarden voor generatieve AI
• Documentatie bestandsupload en data-analyse van OpenAI (ChatGPT) en Anthropic (Claude)